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令和2年分（令和2年10月）から始まった年末調整の電子化。ここでは電子化を採用するにあたり、税務署への申請の要不要やソフトの選定など必須となる準備について紹介します。
年末調整の電子化を導入するにあたって、税務署に対する申請は不要です。
令和2年10月に年末調整の電子化が開始された時点では、従業員から年末調整申告書を電子データで受け取るために「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」が必要でした。この申請書を税務署長に提出し、承認を受けることで年末調整の電子化が可能だったのです。しかし、電子データの受け取りが令和3年4月1日以降であれば申請は不要となっています。
税務署に対して電子化導入の申請は不要となりましたが、電子化の要件として、以下の必要な措置を講じることが求められています。
電磁的方法による提供を受けるために必要な措置とは、電子データをどのような方法で受け取るかを決めることです。メールやUSBメモリ、社内LANなどがあります。電磁的方法により提供する者の氏名を明らかにするために必要な措置とは、主としてその電子データを提出したのが従業員本人であることを確認できる手段のことです。電子証明書や社内LANのアカウントなどの利用が考えられます。
年末調整の電子化を導入するにあたり、前提となる必要な措置以外にもやるべきことがあります。企業としては以下の流れで準備をすべきです。
従業員への周知については、従業員が行う準備を考慮するといつやっても早すぎるということはありません。国税庁ではQ&Aの中で、初年度については年調時期の概ね2ヶ月前を推奨しています。
従業員の側では電子化環境の準備として年調ソフトを用意します。国税庁ホームページからダウンロードして使うと便利です。もうひとつの大きな準備として、保険会社等のホームページにアクセスして控除証明書等をダウンロードする必要があります。
労務システムの料金設定は各製品によって異なり複雑です。年末調整業務は一年に一度しかないため、一度あたりの料金(年間コスト)で見るのが最適といえるでしょう。
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