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年末調整はチェックリストの用意でミスを最小限に抑えて乗り切る

短期間に従業員ごとに異なる多くの書類やデータを処理しなければならない年末調整ではミスが起きやすいものです。ここでは、年末調整のミスを最小限に抑えるために用意するチェックリストについて紹介します。

年末調整にチェックリストが必要な理由

年末調整担当者のミスを減らす

年末調整では従業員が多ければ多いほど事務量だけでなく作業の煩雑さも増すといえます。従業員によって控除対象が異なり必要書類も違ってくるためです。チェックリストがないままで作業を進めた場合、個々の従業員と必要な書類が合致していなかったり、提出漏れに気付かなかったりといったミスが考えられます。チェックリストにしたがって進めることで、こうした年末調整担当者のミスを減らすことが可能です。

従業員の記入ミスを減らす

年末調整の作業を増やす要因のひとつに、従業員が提出する申告書等の間違いがあります。提出書類の間違いがあっても、年末調整担当者がチェックして修正をかければよいとはいうものの、それが大きな負担です。また、提出書類に間違いがなければミスのチェック漏れというミスも発生しません。従業員のミスを減らすためにもチェックリストは有効です。

年末調整で用意したいチェックリスト

従業員に配布するチェックリスト

まず、従業員に配布するチェックリストには例として以下のような項目を設けます。

  • 控除に適した申告書を使っているか
  • 配偶者や扶養親族に関する記載に漏れはないか
  • 保険料等の支払金額は正しいか
  • 添付書類は揃っているか
  • 控除漏れはないか

従業員用のチェックリストとともに、ミスが起きないように記入に関する注意事項や記入要領なども一緒に配布するとよいでしょう。あまりに細かく書きすぎると読んでくれないのではないかとの不安があるかもしれませんが、必要と思われることは盛り込んでおきましょう。

年末調整担当者が活用するチェックリスト

こちらはより詳細な項目が必要です。チェック項目に入れたいものの一部を例として以下に列挙します。あくまでも一部をまとめたものであり、控除の項目ごとに分けてチェック項目とする必要があります。(たとえば、「控除対象となる保険料で本人が支払ったものか」は保険の種類ごとに、さらには「対象となる保険料」と「本人が支払ったものか」についても分けられます)

  • 年末調整対象者の漏れはないか
  • 配布する書類の準備は漏れなく終わったか
  • 該当する従業員の申告書は全員提出されたか
  • 控除対象となる人や金額は正しく記載されているか
  • 控除対象となる保険料で本人が支払ったものか
  • それぞれの申告書に形式上の不備はないか
  • それぞれに必要な添付書類は揃っているか
  • 計算条件を間違っていないか
  • 法定調書の準備に間違いはないか
  • 実際のチェックリストは、会社ごとの実務に適合した項目を立てて作成するとよいでしょう。

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